Assinatura digital na cobrança de dívidas

Aqui no blog, já foi publicado um post falando sobre Termos de Acordo e sua importância em uma operação de cobrança. Assim, foi apresentado o que é um termo de acordo, bem como a importância da coleta da assinatura do devedor para que o termo de acordo possa servir como prova de confissão de dívida em um eventual processo no Poder Judiciário.

No entanto, coletar assinaturas não é fácil, principalmente quando o devedor mora longe do escritório de cobrança e não pode ir até o escritório pessoalmente. Neste caso, o escritório de cobrança precisará imprimir o termo de acordo, assinar e enviar para o devedor por meio dos correios. O devedor, por sua vez, deverá assinar e enviar o documento assinado também via correios. Nem sempre o devedor terá disponibilidade ou interesse em fazer isso. Pode ser mais complicado ainda conseguir a assinatura se a responsabilidade por imprimir e digitalizar ficar com o devedor, pois isso envolve tempo e recursos do devedor.

Para facilitar um pouco essa atividade, existem fornecedores de assinaturas digitais com validade jurídica. Assim, é possível enviar um link por e-mail ou WhatsApp para o devedor com a versão digital do termo de acordo (PDF) e o devedor poderá ler e assinar virtualmente, sem ter que imprimir, digitalizar ou enviar via correio. Isso pode aumentar significativamente a quantidade de termos de acordo assinados.

Há diversos fornecedores de assinaturas digitais, sendo que o principal deles é a DocuSign, Inc, uma empresa americana com sede em San Francisco, Califórnia, que permite que as organizações gerenciem contratos eletrônicos. Como parte do DocuSign Agreement Cloud, a DocuSign oferece eSignature, uma forma de assinar eletronicamente em diferentes dispositivos.

Com isso, é possível contratar um plano de assinaturas digitais por meio do site da empresa: https://www.docusign.com. O plano escolhido poderá inclusive ser um plano de API, para permitir a integração com sistemas de terceiros, que é o caso do Recuperador CRM. A integração com um sistema de terceiros é útil para automatizar a confecção do termo de acordo e a solicitação da assinatura, economizando tempo e aumentando a segurança do processo.

Por fim, pode-se acompanhar o status da assinatura diretamente pelo portal do DocuSign. Nele, é possível configurar retentativas, lembretes de assinatura em documentos pendentes ou avisos após a coleta da assinatura. Com isso, é possível ter um melhor controle e mais gestão sobre as assinaturas dos termos de acordo.